[Linux-bruxelles] [journeesdulibre] Réunion de préparation des journées du libres (francophones) de Bruxelles

Fabrice Flore-Thebault themroc at centsix.org
Ven 25 Jan 12:27:58 CET 2008


Encore salut,

Nous avons eu hier la première réunion (informelle mais efficace) de préparation des premières journées du (logiciel) libre (francophones) de Bruxelles.

Il y avait au moins : Marc, Fredux, Juliane, Philip, Laurent, Yobanni, Fred, Fabrice, et Steve ou Mathieu je confonds les prénoms je suis désolé et puis on n'a pas fait de feuille de présence j'ai encore du oublier quelqu'un qu'il m'en excuse.

Les bases ont été posées.

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 Les prochaines réunions :
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Le groupe journéesdulibre se réunira lors des LCP (soit un dimanche toutes les deux semaines) les matins à 10h30.

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 Date : 
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Vendredi 9 et samedi 10 mai 2008.

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 Lieu : 
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On cherche un lieu central dans Bruxelles (pour attirer le grand public qui a peur d'être à plus d'une minute du métro), capable d'accueillir entre 50 et 200 personnes simultanées sur deux jours ; avec un espace conférences, un espace pour des stands et une buvette. Laurent propose les Brigitinnes et se renseigne dans les jours qui suivent. Juliane se renseigne pour le Pianofabriek. Fred se renseigne auprès de Constant pour d'éventuelles autres pistes.

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 Financement : 
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Il faudra défraier les intervenants (frais de transport), le lieu ne sera sans doute pas gratuit ; on ne veut pas que l'entrée soit payante ; prévoir une buvette ; les stands pour les associations seront gratuits, les stands pour les professionnels payants (tarif à fixer) ; le LUG peut faire des avances de trésorerie et financer une partie ; recherche de sponsors à prévoir fissa.

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 Liste des tâches :
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Première liste des tâches à accomplir. Toutes les personnes intéressées par l'une ou l'autre de ces tâches, ou une qu'on a oublié, sont invitées à se manifester (rapidement).

Rapports avec le lieu
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La personne qui trouvera le lieu s'en chargera.

Sponsoring
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Laurent et Philip coordonnent la recherche de sponsors et les relations avec ceux-ci. 

Tout le monde est invité à trouver des sponsors.

Communication
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Presse : 

liste de contacts, 
rédaction de communiqués, 
envoi des communiqués, 
conférence de presse, 
accueil pendant les journées.

Supports visuels : 

affiche, 
tracts, 
T-shirts. 

Création graphique : Y a-t-il des graphistes libres dans l'audience ? 

Impression papier : voir ce que peut proposer Luc (et d'autres ?). 

Impression T-shirts : Fred connaît une boîte qui fait ça bien.

diffusion tracts et affiches : liste de lieux, faire ça à plusieurs.

Internet :

Achat d'un nom de domaine.

Site pour l'événement pas prise de tête à mettre en place et pas déclencheur de flamewar. Spip sans doute.

Création d'une liste de discussion temporaire pour l'organisation des journées.

Supports de communication du LUG :

On n'en a pas parlé hier, mais le corrolaire à tout ça c'est que tous les supports de communication du LUG (triptyque de présentation etc.) doivent être mis à jour.

Intendance culinaire
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Organisation de la buvette
Préparation de la bouffe, au moins pour les conférenciers et les "bénévoles", pour la vente au public c'est pas sûr.

Regie générale 
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Se préoccuper du matériel nécessaire, de son installation et de sa désinstallation.

On ne prévoit pas la mise en place d'un réseau filaire.
Réseau Wi-Fi ? Des gens du réseau citoyen intéressés à organiser ça ?

Entrée, contacts, inscription
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Permettre aux gens de s'inscrire à l'avance ? (Laurent)
Un stand accueil avec un moyen électronique de donner ses coordonnées pour rester en contact.

Stands
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gratuit pour les associations
payant pour les professionnels. tarif à discuter.


Conférenciers
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5 conférences par jour. Durée de chaque conférence : 1 heure avec les discussions. Laisser du temps pour les rencontres entre chaque conférence.
Vendredi avec des sujets plus techniques et professionnels, samedi avec des thèmes plus généralistes. Faire venir des conférenciers du coin, mais aussi quelques uns de loin.

Fred et Fab ont déjà commencé à s'en charger. On a plein d'idées. On vous tiendra au courant. Ont déjà confirmé sur le principe : 

Luc Viatour. Photographie libre.
Ivan. Réseau citoyen.
Benoît Mortier. Administration système. Gosa.

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 Rétroplanning provisoire : 
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On a commencé le rétroplanning. Il manque des trucs.

Dimanche 27 janvier :
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Réunion à 10h30 à Saint-Gilles pendant la LCP.
Recherche du lieu
Recherche des conférenciers
Recherche de sponsors
Distribution des tâches
Liste des contacts presse à commencer
Liste des lieux de dépôt des tracts/affiches à commencer
Début de la révision des supports de communication du LUG.

Dimanche 10 février :
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Réunion à 10h30 à Berchem pendant la LCP.
Le lieu est fixé.
Le point sur les conférenciers
Le point sur les sponsors
Début de la création graphique
Rédaction du communiqué de presse

Dimanche 24 février :
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Réunion à 10h30 à Saint-Gilles pendant la LCP.
Le point sur les sponsors
Les supports graphiques sont prêts.
Les supports de communication du LUG sont prêts.
Le préprogramme est prêt.
Le communiqué de presse est prêt.
Lancement des impressions.
La liste des contacts presse est prête.

Dimanche 9 mars :
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Réunion à 10h30 à Berchem pendant la LCP.

Les T-shirts, tracts et affiches sont prêts.
Envoi du communiqué de presse et des supports graphiques aux mensuels.
La liste des lieux de dépôt des tracts/affiches est prête.

Dimanche 23 mars :
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Réunion à 10h30 à Saint-Gilles pendant la LCP.
Le programme final est prêt.
Préparation de toutes les questions d'intendance.
Début de la distribution des tracts et affiches.

Dimanche 13 avril :
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Réunion à 10h30 à Berchem pendant la LCP.
Envois presse hebdo, radios, TV et sites web.
Grosse vague de dépôt affiches, tracts.
On fixe les derniers détails d'intendance.

Dimanche 27 avril :
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Réunion à 10h30 à Saint-Gilles pendant la LCP.
Le point sur l'intendance. 
Distribution des tâches.
Conférence de presse dans la semaine : mercredi 30 avril ? (en fait hier on a travaillé sur le calendrier 2009 ça ne va pas le faire en vrai : le vendredi est un 2 mai soit le lendemain du 1er mai).

Rush des derniers jours ...
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Vendredi 9 et samedi 10 mai :
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JOURNÉES DU LIBRE À BRUXELLES


Dimanche 25 mai :
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Réunion à 10h30 à Saint-Gilles pendant la LCP.
Bilan zet perspectives ...

-- 
Fabrice Flore-Thébault
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